La gestione della formazione è l’elaborazione di un processo di apprendimento “guidato”, per intervenire sul modo di lavorare e di essere di un individuo o di gruppi, attraverso scelte di metodologie di apprendimento. Per queste ragioni si parla di “processo formativo”.
Il processo formativo può essere suddiviso in 5 fasi:
- Analisi dei fabbisogni formativi;
- Progettazione del piano formativo, in relazione alle specificità del contesto, definendo le finalità e gli obiettivi, le possibili opzioni all'interno di diversi percorsi formativi in relazione alla disponibilità di risorse;
- Pianificazione degli interventi formativi (definizione dei contenuti specifici dell'apprendimento, scelta dei docenti e delle metodologie e degli strumenti didattici, considerando i fattori logistici ed organizzativi);
- Attuazione degli interventi formativi (attuazione di quanto progettato, tutoraggio, eventuale “ritaratura” del percorso formativo);
- Valutazione dei risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati.
Nella progettazione formativa, l'analisi dei fabbisogni è quasi universalmente riconosciuta come momento fondamentale per la realizzazione di interventi efficaci.
La definizione di fabbisogno formativo è prevalentemente legata al superamento del gap esistente tra le competenze che occorre possedere per svolgere una determinata attività e quelle possedute dal soggetto in un dato momento.
I fabbisogni formativi vengono, inoltre, definiti come la necessità, più o meno esplicita, di adeguare le competenze delle persone alle caratteristiche della struttura organizzativa e alle modalità di lavoro aziendali, in funzione delle esigenze di produzione e del mercato o di determinati scenari socio-economici previsionali.
L’analisi dei bisogni di formazione può diventare quindi l’inizio di un processo di formazione che coinvolga direttamente le organizzazioni e tutti gli individui che le compongono nella ricerca di un miglioramento della propria capacità di agire. La difficoltà principale sta proprio nell'armonizzare le due dimensioni (organizzativa e individuale).
È per questo motivo che è possibile distinguere due livelli di analisi per la definizione del fabbisogno formativo:
- analisi strutturale in cui sono raccolti dati utili ad una descrizione della realtà organizzativa (strategie, obiettivi, funzionamenti, processi, vincoli) con una particolare attenzione alle risorse umane, sia nelle loro caratteristiche oggettive (età, titolo di studio, iter professionale, anzianità nell’organizzazione e nella funzione) che in quelle legate al cosiddetto “comportamento organizzativo” (assenteismo, dimissioni, turnover) e sulla formazione già effettuata.
- analisi individuale in cui le aree di analisi solitamente individuate sono: attività svolte, relazioni interpersonali, eventi critici che si presentano con una certa frequenza, attese e bisogni.
Modalità operative
I fabbisogni formativi non sono sempre evidenti e immediatamente acquisibili. E' necessario quindi rilevarli attraverso forme di indagine diretta e indiretta.
Nella redazione di un percorso formativo è inoltre necessario che vengano indicati:
- I soggetti che esprimono il fabbisogno formativo: lavoratori singoli o gruppi di lavoratori o strutture organizzative/imprese;
- Le modalità di rilevazione del fabbisogno formativo: interviste, rilevazione attraverso matrici e/o schede di analisi e/o focus group.
In particolare le modalità di rilevazione possono essere:
- Strutturate e strumentate: relativi a processi di analisi e di ricerca realizzati ad hoc;
- Non strutturare e informali: sollecitazione da parte di esperti, stakeholders, ecc.
E’ infine importante analizzare e tenere in considerazione i ruoli aziendali nei loro vari aspetti:
- I compiti da svolgere che si esplicitano come attività e decisioni;
- Le responsabilità assegnate relative ai risultati ed ai comportamenti attesi;
- Le relazioni da gestire che si estrinsecano in rapporti e relazioni con altri;
- Le competenze richieste per ricoprire efficacemente il ruolo;
- Le conoscenze, cioè i saperi di riferimento dell’attività professionale;
- Le capacità cioè i processi cognitivi e attuativi da esercitare nell'attività professionale.
